De perfecte out-of-office
De vakantieperiode is weer in aantocht. Dat betekent verlaten kantoorpanden gedurende juli en augustus in combinatie met een stortvloed aan automatische antwoorden als je een mail verstuurt. Dat brengt ons bij de vraag: hoe maak je het perfecte automatische antwoord? De ultieme out-of-office? Nou, dat is heel simpel met deze zes stappen.
1: Geen aanhef
Less is more. Dat geldt ook voor de aanhef van je automatische antwoord. Een volledige ‘Beste lezer’ is totaal passé. Een ‘hoi’ of ‘hi’ volstaat. Als je überhaupt al een aanhef gebruikt. Je bent immers op vakantie, kan het jou wat schelen.
2: Niemand weet tot wanneer je weg bent
Aangeven dát je weg bent is de raison d'être van je automatische antwoord. Aangeven tot wanneer je weg bent is écht pre-corona. Niet aangeven wanneer je terugkomt houdt het spannend voor de versturende partij. Zoals een goede cliffhanger bij je favoriete serie. Met deze spanning doe jij de zender absoluut een plezier en maak jij je automatisch antwoord weer wat korter. Less is more, weet je nog?
3: Niemand leest deze mail
Behalve dat je aangeeft dat JIJ de mail niet leest omdat je billen ferm in het Spaanse zand gedrukt staan, is het net zo belangrijk om aan te geven dat er verder ook niemand anders je mail leest. Geen hopeloze ziel op aarde zal jouw inbox bijwerken en je mails worden al helemaal niet doorgestuurd. De zender (en lezer) moet weten: dit bericht valt echt in een diepe put waar niemand de diepte exact van weet.
4: Vervanging? Haha, nee.
Alleen zwakkelingen doen aan overdrachten voor hun vakantie. Waarom zou je collega’s met jouw werk opzadelen? Waarom zou je de alledaagse zaken zonder jou door willen laten gaan? Straks komt de organisatie erachter dat ze je kunnen vervangen! Daarbij wil je natuurlijk een ontplofte inbox hebben bij terugkeer. Dat maakt het vakantiegevoel bij terugkomst op kantoor helemaal af.
Niks overdragen dus, dan hoef je ook niet al je vervangers in de out-of-office op te nemen. Bespaart weer ruimte.
5: Afsluiting. Mand.
Je hebt vakantie, trek die deur lekker achter je dicht en kijk niet meer achterom. Dat moet het slot van je automatische antwoord belichamen. Houd de afsluiting dus kort. Het liefst met een afkorting zoals mvg of gr. En het liefst met een afkorting van je naam. James Bond is weer helemaal in, dus gebruik net als in die films alleen je eerste letter van je voornaam.
6: Lettertype onleesbaar
Als kers op de taart schrijf je deze korte en bondige out-of-office met lettertype calibri en lettergrootte zeven. Je hebt vakantie, dus geen tijd om na te denken over opmaak en leesbaarheid. Daarbij leest toch niemand je bericht. Bij een automatisch antwoord in juli en augustus weet iedere zender hoe laat het is.
Praktisch voorbeeld
Mocht dit wat te abstract klinken dan volgt hieronder een voorbeeld. Dat mag je klakkeloos overnemen en direct inzetten. Daar gaan je collega’s ontzettend blij mee zijn en zo kun jij met een gerust hart de laptop dichtklappen. Fijne vakantie!
Hi,
Ik ben er momenteel niet en je mail wordt niet gelezen door iemand anders.
Gr,
K