Kantooretiquette: afscheid nemen

Er zijn veel alledaagse bezigheden in de kantoortuin die we op de automatische piloot doen: koffie drinken, vergaderen, lunchen, de laptop opstarten, Word-bestanden vernietigen met plaatjes en luidruchtig bij iemands bureau over het weekend kletsen. Al dit soort basale zaken kennen ongeschreven regels waar iedere kantoortijger zich aan dient te houden. Het zijn de kantooretiquette. Met vandaag: de kantooretiquette van het afscheid nemen.

Ondanks dat de gecancelde Marco Borsato in zijn lied claimt dat afscheid nemen niet bestaat, doen we het regelmatig op kantoor. In verschillende situaties gelden telkens net andere etiquette.

Fysiek afscheid nemen

Is je vergadering voorbij of eindigt je bijpraat moment bij het koffiezetapparaat? Dan volgt een afscheidszin die luchtig ingezet mag worden. Denk aan ‘fijne dag’ of ‘succes vandaag’. Vindt het gesprek op het einde van de dag plaats, dan mag zelfs eens ‘succes nog even’ ter afwisseling.

Lift

Een bijzondere variant van fysiek afscheid nemen vindt plaats in de lift. De wetten der kantoorjungle schrijven voor dat tot 16:00 uur iedereen verplicht ‘werk ze’ of ‘werkse’ moet zeggen. Na 16:00 is dat verplicht ‘fijne avond’, hoewel de avond pas twee uur later officieel begint.

Einde dag

Zit je midden in de kantoortuin lekker te werken tegen het einde van de dag en zie je een collega richting de uitgang bewegen? Ook dan moet een verplichte ‘fijne avond’ luidkeels je stem verlaten. Deze ‘fijne avond’ midden op de werkvloer dient voor mannen met lage stem ingezet te worden, terwijl vrouwen hem bijna zingend overbrengen. Vraag me niet waarom, het zijn de regels.

Digitaal

Tot zo ver is alles duidelijk en knikt iedereen vrolijk mee in dit artikel. Er is eigenlijk geen mens die bovenstaande etiquette verkeerd doet. Echter, bij digitaal afscheid nemen raken wij kantoortijgers de kluts kwijt.

In een vergadering met twaalf mensen roept iedereen ‘DOEI’ tegen elkaar. Waardoor niemand te verstaan is en gebruikers van koptelefoons blijvende gehoorschade ondervinden. Tijdens een sessie met een team van zeven mensen, moet iedereen elkaar bedanken voor de fijne vergadering. Vaak via de microfoon én via de chat. Tijdens een sessie met meer dan twintig collega’s, wordt er in de chat gedeeld hoe goed de sessie was en hoe fijn iedereen z’n voorzetting van de werkdag moet zijn. Met tweehonderd notificaties tot gevolg.

Als klap op de vuurpijl noemen mensen gedurende webinars, townhall meetings en andere digitale vergaderingen met veel mensen via de chat hun redenen om eerder weg te gaan. De hond moet uitgelaten worden, de kinderen moeten van school gehaald worden of je hebt de hele vergadering op de poepdoos geluisterd en het wordt nu toch wel spannend: het doet er niet toe. Als er zo veel mensen aanwezig zijn, merkt niemand het als je verdwijnt.

Hoe hoort het dan wel?

• Zijn er vijf mensen of minder in de digitale vergadering? Zeg ‘fijne dag’ in je microfoon.

• Zijn er tussen de zes en tien mensen in je vergadering? Zwaai naar je camera.

• Zijn er meer dan tien mensen in je vergadering? Of zit je in een webinar? Doe niets en hang op.

• Onder geen voorwaarde gebruik je de chat om afscheid te nemen.

Als je vergadering hybride is dan hangt het af van het feit of je fysiek aanwezig bent of digitaal. Afhankelijk van je plek, pas bovenstaande etiquette toe.

Regels zijn regels

Deze ongeschreven regels zijn nu geschreven samengevat om in gebruik te nemen. Onnodige notificaties worden voorkomen, fysieke gesprekken worden waardig afgerond en iedere collega die de kantoortuin verlaat krijgt een ‘fijne avond’ naar zijn of haar hoofd geslingerd. Iedereen gelukkig.

Afhankelijk van wanneer je dit leest: werkse, fijne dag, of fijne avond.