Kantoor etiquette: het flexbureau
We lijken vergeten te zijn hoe we ons horen te gedragen op kantoor. We zijn vergeten wat wel en vooral ook wat niet hoort in een zakelijke setting. We zijn de kantooretiquette kwijt. Daarom is de serie De Kantooretiquette er. Zodat we weer een collectief geheugen kweken, over hoe het hoort op kantoor.
Vroeger was alles beter. Eén van de dingen die beter was, was de kantoorinrichting. Kantoren bestonden uit verschillende ruimtes die door muren en deuren gescheiden waren. Sommige plekken waren groots en prestigieus – in goed jargon het corneroffice – terwijl andere plekken stiekem hun eigen, betere, koffiezetapparaat op de kamer kenden.
De Muur viel, Flower Power raakte op z’n retour en het internet zag het daglicht; er was veel verandering in de wereld. En rond die tijd werd ook het open office of het open floor plan geïntroduceerd. Dit hield in dat er geen muren of deuren meer nodig waren. Het kantoor werd ingericht als grote fabriekshallen met eindeloos veel bureaus erin. Bureaus waar iedereen, overal mag zitten. En zo werd het flexbureau geboren.
Nu het flexbureau gemeengoed is, is het belangrijk om te weten hoe je ermee dient om te gaan. Wat hoort wel en wat hoort niet aan het flexbureau?
Wat hoort niet
Eten zonder manieren. Je mag prima wat eten achter je bureau. Dat is geen misdaad op zich. Zo is een appel eten op zich geen probleem, maar het luidkeels smakken midden op de werkvloer wel. Een koekje eten mag, maar het papiertje ervan op het bureau laten slingeren niet. De mandarijn mag gegeten worden, de nauwkeurige ontleding ervan hoeft niemand te aanschouwen.
Een spontane Benen-Op-Tafel-Sessie (BOTS). Niemand is vies van een lekkere BOTS, daar zijn we kantoortijgers voor. Het wordt echter een probleem als dit aan het flexbureau gebeurt. Dat probleem is tweeledig. Ten eerste, liggen je schoenen nu op een bureau waar ook anderen later nog gebruik van maken. Naast dit onhygiënische effect, toont het ook een zeer laconieke werkhouding midden in de fabriekshal open floor plan aan. Ten tweede, is de afleiding die je spontane BOTS oplevert voor andere collega’s. Terwijl jij met een collega grapt, vergadert en overlegt, proberen anderen om je heen daadwerkelijk werk in hun Excelsheets te verzetten.
Uitgebreid bellen. Ook dit leidt waanzinnig af voor anderen om je heen. Waar de BOTS nog een sociaal karakter heeft en collega’s in potentie spontaan mee kunnen doen, is bellen op de werkvloer ronduit asociaal. Niet doen. Punt.
Iedere dag op exact dezelfde plek zitten. Oké, zo erg is dit niet. Het gaat het punt van een flexbureau wel een beetje voorbij. Maar de reflex naar de klassieke werkplek is begrijpelijk. Wat niet oké is, is als je een keer niet op je ‘vaste’ plek kunt zitten een tirade afsteken. Of in paniek erover raken.
Gevoelige bestanden open laten staan. Iedereen kan ieder moment over je schouder meekijken dankzij en flexbureau. Hoewel transparantie nobel is, is het soms niet handig. Ben je bijvoorbeeld net bezig met een grote reorganisatie, dan kan de organisatie live meekijken wie er ontslagen zal worden. Gevoelige bestanden dienen dus thuis of op een afgeschermde plek bewerkt te worden.
Wat hoort wel
Opruimen, iedere dag weer. Aan het einde van iedere dag ruim je netjes je werkplek op. De etensresten worden verwijderd, de lege kopjes weggezet en de laptop gaat de tas in. Mocht je persoonlijke zaken meenemen naar kantoor – wat helemaal oké is – dienen die ook mee naar huis te gaan. Anders krijg je de kantoorvariant van het Duits handdoekje leggen op de all-inclusive vakantie.
Bellen in een belhok. Als je moet bellen – werk of privé gerelateerd – dan loop je weg van je flexbureau en zoek je een rustige ruimte op. Dit kan een belhokje zijn maar ook buiten het pand. Zo strek je ook nog eens de benen. Zoals Pieter Omtzigt ooit naar functie elders moest zoeken, zo zoek jij met je telefoon een plekje elders.
Koffiepraat, mits je omgeving dit toelaat. Het flexbureau is niet alleen maar kommer en kwel. Soms ontstaat er een spontaan koffiegesprek. Doe lekker mee om je beter te binden met je collega’s. Praat over het aanstaande weekend, de voetbalwedstijd gisteren of die gekke collega’s van juridische zaken.