Kantoor etiquette: mailen
We lijken vergeten te zijn hoe we ons horen te gedragen op kantoor. We zijn vergeten wat wel en vooral ook wat niet hoort in een zakelijke setting. We zijn de kantooretiquette kwijt. Daarom is de serie De Kantooretiquette er. Zodat we weer een collectief geheugen kweken, over hoe het hoort op kantoor.
Dit digitale communicatiemiddel heeft ons al veel gebracht. En is het nog lang niet op z’n retour. Het wordt gebruikt voor sales, notulen, kattengifjes, uitwisseling van irritatie en per ongeluk publicatie van jaarverslagen naar journalisten. Het heeft ons uren aan onnodige meetings bespaard en kilo’s aan papier gered.
Helaas heeft het ook voor onduidelijke communicatie, een haat-liefde verhouding met de autocorrect, RSI, onnoemelijk veel irritatie en permanente stress door een ontploffende inbox gezorgd. Soms duren discussies in een mail tussen een groep van vijf mensen wel vijf jaar, zonder dat er ooit een besluit wordt genomen.
Daarom is het gevaarlijk om een etiquette voor te schrijven. Want het onderwerp is subjectief en verdeeld collega’s tot op het bot. Gelukkig schrikt dit niet af en heb ik een goede spamfilter op mijn haatmails die ik naar aanleiding van deze etiquette krijg.
Wat hoort niet
Bazen in CC. Een leidinggevende in CC zetten is not done. Jij denkt misschien dat het een power play is, maar je komt over als het sulletje op het schoolplein dat niets zonder zijn mama kan.
Discussies in de mail. Een mailwisseling is geen chat. Het is een zakelijke uitwisseling met een begin en einde, wat kort dient te duren. Als er een discussie op de mail ontstaat dan mag die exact vier mails duren. Daarna dien je een vergadering in te plannen om de discussie te beslechten, waarna je de conclusie op de mail zet als sluitstuk. Doe je dit niet, dan schrijf je samen met je collega’s een nieuwe Harry Potter reeks. Alleen dan tientallen malen saaier.
Gevoelige informatie. Alles wat opgeschreven wordt, ligt vast. Dan heeft het de kans om een eigen leven te leiden. Daarom dien je gevoelige informatie niet in een mail op te nemen. Denk aan het potentiële ontslag van een collega, een gezondheidssituatie of de laatste roddel over wie er heeft lopen spetteren op de WC. Zet dat netjes in een bijlage.
Wat hoort wel
Aanhef, afsluiting. Het klinkt gek, maar loonslaven gebruiken mail soms als chat. Het liefst terwijl je eigenlijk geen tijd hebt om te chatten. In deze tijdnood vervallen de aanhef en de afsluiting en worden er afkortingen verzonnen waar je bijstaat. Vergeet niet dat werk een professionele setting is en een mail een digitale brief is. Gebruik daarom altijd een aanhef, schrijf volzinnen, splits een lange mail in alinea’s en zorg voor een nette afsluiting. De tijd van de barbaren ligt achter ons, laten we dat zo houden.
Voorkom vergaderingen. Onze tijd is kostbaar. Daarom kan een mail een meeting voorkomen en tijd voor iedereen besparen. Stel je vraag per mail, in plaats van 15 minuten met iemand te bellen. Deel een besluit per mail, in plaats van zeven personen in een vergadering te roepen. Superhelden bestaan in kantoorland: ze limiteren het aantal vergaderingen.
Alleen CC ter informatie. We lazen net al dat een leidinggevende niet in de CC hoort. Echter is het mogelijk dat iemand over het onderwerp in de mail op de hoogte moet zijn. Puur op de hoogte, zonder acties. Dan mag hij of zij in de CC. Komen er meer dan 2 mensen voor in de CC? Dan dienen allen naar de aan-regel verplaatst te worden.
Fatsoenlijke Out-Of-Office (OOO). Helemaal prima dat wij in Europa 4 weken naar Tenerife op vakantie kunnen zonder ook maar aan werk te denken. Maar laat de achtergebleven collega’s die je proberen te bereiken wek even weten dat je weg bent, wanneer je terugkomt en wie je vervangt in de tussentijd. Schrijf een gedegen OOO.